Software de faturação: vale a pena utilizar? quanto custa?

O que é um software de faturação?

O software de faturação é um programa, normalmente on-line, que te permite emitir faturas e outros documentos em vez de usares o Portal das Finanças. Para empresas e quem tem contabilidade organizada, é obrigatório que utilizem um programa destes. Para trabalhadores independentes e quem está em regime simplificado não é obrigatório, mas pode facilitar-te a vida e podes preferir utilizá-lo.

É muito importante saberes que é necessário o programa comunicar com as Finanças. Muitos deles já dão a hipótese de o fazeres automaticamente, mas também podes comunicar os documentos através de um ficheiro mensal chamado SAFT. Vou explicar tudo mais à frente.

Vale a pena usar um programa de faturação?

É opcional, repito! Mas, não sendo obrigatório, a decisão de usar ou não um programa de faturação vai depender do teu negócio e do que pretendes dos documentos. Dou-te uma lista de algumas razões que levam trabalhadores independentes a utilizar programas de faturação:

Criam uma base de dados de clientes e produtos

No Portal das Finanças tens de inserir os dados dos clientes manualmente e identificar sempre as vendas, repetidamente. Se emitires poucas faturas mensais, isso não te faz muita diferença. No entanto, se o teu volume de faturas já ocupa espaço nos teus meses, talvez seja altura de considerares subscrever um programa de faturação.

Isto é mais relevante para quem vende produtos e tem lojas on-line, porque vais ter um volume de trabalho muito maior para lidar. Se o teu negócio for de serviços e só emitires 2 ou 3 faturas por mês, esta razão não te vai motivar muito.

Os documentos ficam muito mais bonitos

“Que razão estúpida, Sofia!” Mas olhem que não é. Os documentos que saem do Portal das Finanças não são nada legíveis e, sobretudo para clientes estrangeiros, podem parecer confusos. Conseguires estender a tua marca para os documentos oficiais que envias pode ser muito importante — os programas de faturação permitem-te personalizar (de forma limitada) as tuas faturas, podes incluir o teu logótipo e escolher a tipografia, por exemplo.

Se a tua marca for muito importante para ti e a forma como te apresentas aos clientes for crucial (novamente, pode ser mais relevante em caso de teres uma loja online), esta é uma razão a considerar.

São mais fáceis de utilizar

O Portal das Finanças é um Universo. Serve para tudo. No que toca a emitir faturas e recibos, a usabilidade nem sempre é a melhor. Para saberes quanto ganhaste em cada mês vais ter de somar os valores manualmente, por exemplo.

Um programa de faturação é mais intuitivo e vai dar-te informação sucinta e imediata sobre a tua faturação.

Podes pedir ajuda facilmente

Há programas que têm apoio em chat e quase todos têm apoio por e-mail ou telefone. Além disso, os principais têm também uma grande base de tutoriais e conhecimento partilhado sobre as funções do programa e como tirares o melhor partido dele. Isso é uma grande ajuda! Não precisas de ligar para as finanças (e esperar muito tempo) com dúvidas sobre a faturação.

Permite automatizar quando o teu negócio crescer!

Se vendes produtos on-line sabes bem que enviar faturas manualmente para todos os clientes pode ocupar-te bastante tempo na semana. Com um programa de faturação podes fazer integração com a tua loja on-line e a fatura-recibo ser enviada automaticamente para cada cliente que faz uma compra. Se esta é a tua situação, para cresceres o teu negócio é fundamental começares a pensar nos processos que podem ser automatizados.

Podes emitir facturas em várias línguas

Para clientes estrangeiros pode ser confuso receberem uma fatura emitida no Portal das Finanças, sobretudo se não falarem português. Num programa de faturação podes escolher o idioma do teu cliente e emitir a fatura de acordo com isso, o que facilita a comunicação e adiciona profissionalismo ao teu negócio.

Há desvantagens?

A desvantagem é teres um custo extra, que pode variar mediante o programa que escolheres e o que pretenderes dele.

Aliás, essa é a desvantagem de todas as coisas que facilitam a nossa vida, não é?

Também podes ter a desvantagem de teres de exportar o ficheiro SAFT todos os meses, mas a maior parte dos programas já permite configurar a comunicação automática com a AT.

O que é o ficheiro SAFT?

O ficheiro SAFT é um ficheiro que podes exportar no programa de faturação que utilizas e depois fazer upload no Portal e-Fatura, mensalmente, até ao dia 12 de cada mês. Isto porque as faturas que tu emites no programa têm de ser comunicadas às Finanças para estarem nos teus rendimentos, senão são só PDFs soltos, não é?

A maior parte dos programas já faz a comunicação automática à Autoridade Tributária (Finanças) e deixas de ter de exportar o SAFT. Só tens de te certificar de que a comunicação está ativa! A melhor maneira de fazer isso é, depois de ativares a comunicação automática à AT no teu software de faturação, entras no Portal e-Fatura e vais a “Faturas > Comerciante > Consultar faturas”; fazes o log-in com a tua password das finanças, colocas a data desejada para a pesquisa, e devem aparecer-te as faturas que emitiste a partir do programa. Se estiverem a aparecer os documentos aí, é porque está tudo a funcionar bem!

O que procurar num programa de faturação?

Há vários programas no mercado. Pensa que o ideal, quando tomares a decisão de deixar o Portal das Finanças e investir num software de faturação, é escolheres um e não mudares durante vários anos, por isso escolhe um programa que se adapte às tuas necessidades agora e que tenha flexibilidade para se adaptar ao futuro que prevês para o teu negócio. Sugiro que procures e compares estas características:

Se é certificado pela Autoridade Tributária.

Isto é obrigatório por lei, se não for certificado é só decorativo)

Se tem limite de documentos, artigos ou utilizadores.

Dependendo do que for importante para ti. Os documentos são, na minha opinião, o mais importante. Se tiveres limite mensal de documentos pode limitar-te bastante caso tenhas picos de vendas. A mesma coisa com os artigos, caso tenhas muitos produtos à venda (ou previsão de aumentar) e o teu software não permita. Os utilizadores referem-se a limites de log-in diferentes. Duas pessoas conseguem ter o mesmo log-in, mas às vezes, se trabalhares em equipa, isso pode não ser suficiente e precisares de várias hierarquias e utilizadores.

Se tem comunicação automática com a Autoridade Tributária.

Como vimos em cima, esta função é muito útil.

Se tem integração com a loja online que já utilizas, ou que pretendes utilizar.

Não queres ter a desilusão de configurar os artigos todos para depois descobrires que não consegues ligar à plataforma que utilizas!

Flexibilidade de planos, para poderes manter o software à medida que o teu negócio cresce.

A maioria deles tem vários planos de preços. Isto pode ser importante no caso do seu negócio ser escalável e crescer nos anos seguintes.

Que programas existem?

A minha primeira recomendação é o Moloni. É o que eu uso desde 2015, nunca usei outro, e continuo uma cliente fiel e satisfeita. É uma recomendação genuína e um produto que faz muita diferença no meu trabalho. Uso em contexto de empresa (desde 2015) e uso agora (desde 2021) como freelancer.

O que prefiro no Moloni é a qualidade/preço e os documentos ilimitados. Não preciso de milhentas funções num programa e serve perfeitamente para o que eu quero. Ao mesmo tempo, saber que eles têm muito mais do que aquilo que eu uso no plano base — POS, integrações com sistemas de negócios, e outras coisas que nem entendo bem — dá-me a segurança de saber que, caso haja alterações no meu negócio, vou poder continuar com esta conta e adaptar o plano ao que preciso.

Há imensos programas no mercado e é um mercado competitivo! Basta fazeres uma pesquisa no google por "programa de faturação" e percebes que há bastante concorrência. Em baixo comparo as características de alguns dos principais. A compração é feita a partir dos planos-base de cada um — se te está a faltar uma funcionalidade, ela existe no programa mas só nos planos mais altos.

Deixo-te também a nota de que existem programas gratuitos o WEOinvoice.

Certificado pela AT Limite de documentos Limite de utilizadores Guias de transporte Vários planos Comunicação automática à AT Versão experimental Preço
Moloni Sim Sem limite 1 utilizador Sim Sim Sim 1 mês grátis 48€/ano + IVA
Jasmin Sim Sem limite Sem limite Sim Sim Sim 6 meses ou até 30.000€ grátis 118,8€/ano + IVA
Igest Sim Sem limite 1 utilizador Sim Sim Sim 1 mês grátis 98€/ano + IVA
SAGE One Sim 5 docs/mês 1 utilizador Não Sim Sim 1 mês grátis 12.72€/ano + IVA
Vendus Sim Sem limite 2 utilizadores Sim Sim Sim Grátis até 12 docs/ano 48€/ano + IVA
Invoice Xpress Sim 5 docs/mês 1 utilizador Sim Sim Sim 1 mês grátis 48€/ano + IVA

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