Dedução de despesas em IRS: vamos começar pelo princípio. Se és trabalhador independente, deves estar enquadrado no regime simplificado (em vez da contabilidade organizada).

O regime simplificado significa que as Finanças (não confundir com a Segurança Social) aplica aos teus rendimentos uma taxa automática que define que parte é lucro e parte é despesa.

Trabalhadores independentes

No caso dos serviços dos trabalhadores independentes em regime simplificado, as finanças definem que 75% do teu rendimento é lucro e 25% é despesa.

O teu IRS vai taxar, por isso, 75% do total que ganhaste.

Ou seja, 25% vai ser considerado despesa.

Em regime simplificado, essa é a dedução máxima de despesas que podes pôr em IRS — 25% dos teus rendimentos. Por isso é que se diz que, caso tenhas muitas despesas associadas ao teu trabalho, pode compensar teres contabilidade organizada.

Com contabilidade organizada és obrigado a contratar um contabilista, mas o teu lucro deixa de ser calculado por uma taxa igual para todos e passa a ser realmente o teu lucro, com base nas tuas despesas reais.

A dedução no IRS

No teu IRS tens uma dedução específica de 4104€, definida pelo Estado. Toda a gente tem.

Agora fica um bocado mais complicado: só há penalização se não pedires faturas com NIF das depesas do trabalho acima de 27.360€.

É que, dos 25% do teu rendimento que são despesa, as finanças assumem logo 10%, mas é preciso apresentar faturas com NIF para os restantes 15%.

No entanto, voltando à dedução específica, como 4104€ = 15% x 27.360€, significa que só tens penalização em IRS acima desse valor.

Porquê?

Se ganhares menos de 27.360€/ano, até podes não apresentar faturas, porque terás sempre a dedução específica de 4104€ — os 25% inteiros, máximos, que consegues deduzir.

No entanto — é boa prática pedires faturas com o teu NIF para despesas de trabalho e assinalares no portal e-fatura essas despesas associadas à tua atividade profissional.

Também deves fazer o mesmo às tuas despesas pessoais. As faturas confirmam-se no portal e-fatura em Fevereiro.

Mas, se ganhares mais do que 27.360€/ano, tens de pedir faturas das despesas de trabalho com o teu NIF para pelo menos 15% dos 25% dos teus rendimentos, e depois confirmá-las no e-fatura.
As finanças só vão considerar 10% para deduzir.

Se não o fizeres, esses 15% são adicionados ao teu lucro (porque não apresentaste as faturas das despesas) e o teu IRS é mais alto.

Como apresentar as faturas

1. Pede fatura com o teu NIF da despesa relacionada com o trabalho;
2. Guarda as faturas;
3. Em fevereiro (o dia exacto muda de ano para ano), confirma as faturas no portal e-fatura e marca-as como “afetas à atividade”;
4. As que não estiverem lá, tens de inserir à mão (ainda bem que as guardaste em papel!).

Que despesas podes deduzir em IRS?

• Salários de pessoas que contratas;
• Rendas afetas à atividade profissional;
• Deslocações;
• Materiais;
• Seguros;
• Eletricidade, água e internet do escritório;
• Importação de bens e serviços vindos da Comunidade Europeia;

Caso tenhas despesas que são tanto pessoais como profissionais, só 25% do valor total dessa fatura é que vai contar, e deves marcá-la como “parcialmente afeta à atividade”.

Rendas e contas da casa podem contar, mas a casa tem de estar associada à atividade profissional, o que te pode trazer desvantagens.